Agenda’s controleren van de mondzorgteams, nieuwe medewerkers inroosteren, scholingen inplannen, intakes met cliënten regelen: het is slechts een greep uit de dagelijkse werkzaamheden van onze planningsafdeling. “Binnen de ambulante mondzorg zijn strakke planningen nodig die met elkaar overeenstemmen. We puzzelen de hele dag om dit voor elkaar te krijgen en werken samen met alle afdelingen binnen Vitadent Mondzorg”, vertellen planners Lisette Berwald en Tatiana Motovilnic. Samen met Yvonne Kipp vormen ze een hecht team; ze kunnen altijd op elkaar rekenen. In dit blog vertellen ze over hun veelzijdige werkzaamheden. “‘Wat fijn dat de cliënt toch nog vóór het weekend terechtkon bij de protheticus. Hij had zoveel pijn in zijn mond’, mailde een zorgmedewerker laatst. Het was even schuiven met de agenda’s, maar het lukt ons toch om de cliënt nog in te roosteren bij onze protheticus. Zeker als een cliënt pijn heeft, proberen we zo snel mogelijk te handelen.

Rekening houden met ieders wensen

Behandelaren vullen hun agenda’s grotendeels zelf; wij zijn eindverantwoordelijk en controleren of alles klopt. Bij het opstellen van nieuwe en het aanpassen van bestaande planningen, houden we rekening met alle betrokken partijen. De cliënten, de wettelijke vertegenwoordiging, de zorginstelling, onze behandelaren: iedereen heeft zijn eigen wensen en wij proberen deze zo goed als mogelijk te verwerken. 

Wil de wettelijk vertegenwoordiger aanwezig zijn bij de intake van de cliënt? Dan proberen we dat te regelen. Is er een tandartsassistent ziek? Dan zorgen we ervoor dat iemand anders de tandarts assisteert.

Nieuwe mondzorgspecialisten 

Elke maand krijgen we er nieuwe mondzorgspecialisten bij, zoals tandartsen, tandartsassistenten, preventie-assistenten, mondhygiënisten en prothetici. Daar zijn we blij mee, maar ze moeten wel worden ingewerkt. Als we van HR alle informatie hebben binnengekregen, maken we voor elke nieuwe medewerker een inwerkschema. Ook vragen we van tevoren altijd toestemming aan de betreffende zorginstelling of er iemand mag meelopen met bijvoorbeeld de preventie-assistent of de mondhygiënist.

Soms geven zorginstellingen aan dat ze te weinig personeel hebben om Vitadent-medewerkers te ontvangen. In dat geval kijken we welke cliënten zonder aanwezigheid van de zorgmedewerker kunnen worden behandeld. Of we kiezen een moment waarop het wel mogelijk is om onze mondzorgteams te ontvangen. Zo zorgen we ervoor dat al onze cliënten de mondzorg krijgen die ze nodig hebben. 

Een voldaan gevoel

Als we erbij stilstaan dat alles wat we doen in het teken staat van goede mondzorg voor zorgafhankelijke cliënten, dan krijgen we een voldaan gevoel. Maar wij kunnen ons werk alleen goed uitvoeren dankzij de soepele samenwerking met de teamleiders, het Servicebureau, HR, Facturatie, Relatiebeheer, Vitadent Academy en alle andere afdelingen binnen Vitadent. Iedereen kent en neemt zijn eigen verantwoordelijkheid.”